Blog – Como Ford e Toyota podem te ensinar a melhorar a gestão do seu escritório de advocacia?

Por: Afonso Flatin em 02/03/2024

Sabe aquela sensação de estar nadando contra a correnteza? Pois é, muitos advogados sócios se sentem exatamente assim: remando, remando e, mesmo assim, tendo a impressão de que o escritório só roda se eles estiverem no comando de tudo. É uma correria danada, com uma montanha de tarefas operacionais que parece nunca diminuir, deixando o coitado do advogado sem tempo nem para respirar direito, não é mesmo?

É um tal de correr contra o tempo, tentando apagar incêndios aqui e ali, que no fim do dia muitos se perguntam: “Mas e a estratégia, o crescimento do negócio?” e ainda, “Como fica minha vida fora do escritório?”. E não para por aí. A equipe até está lá, mas parece que se o sócio não der aquela olhada, nada anda.

A solução para esses desafios pode ser encontrada em um lugar inesperado: os princípios de gestão e eficiência provenientes do mundo industrial, especificamente dos conceitos de linha de produção e montagem, como exemplificado pelo Toyotismo e Fordismo.

A analogia com a linha de produção

No início do século XX, a indústria automobilística revolucionou a produção com a introdução do conceito de linha de montagem, particularmente com Henry Ford. Ele percebeu que ao dividir a construção de um carro em etapas distintas e especializadas, poderia aumentar significativamente a eficiência e a produção. Cada trabalhador se tornou responsável por uma tarefa específica, o que reduziu o tempo de produção e os custos, enquanto aumentava a escala e a qualidade do produto final.

Da mesma forma, o Toyotismo introduziu um modelo de produção enxuta, focado na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua, assegurando que cada parte do processo fosse tão eficiente quanto possível.

Aplicação ao contexto jurídico

Um dia, estudando sobre isso, vi que poderia trazer esse mesmo conceito e adaptá-lo ao mercado jurídico. Hoje, todos os processos de consultoria que conduzimos na Bastidores da Advocacia aplicamos a metodologia da LINHA DE PRODUÇÃO.

Imagine seu escritório como uma linha de montagem, onde cada processo e tarefa, desde a captação de clientes até o pós-venda, são etapas bem definidas e executadas por membros da equipe treinados e especializados em suas respectivas funções.

A implementação de procedimentos internos claros e bem estruturados é a chave para transformar a gestão do seu escritório. Isso não apenas alivia a carga de trabalho sobre os sócios, mas também aumenta a produtividade e a eficiência de toda a equipe, garantindo que o escritório funcione como um mecanismo bem estruturado, mesmo na ausência dos sócios.

Benefícios da estruturação dos setores e procedimentos no escritório

• Especialização e eficiência: Assim como na linha de montagem, cada membro da equipe se torna especialista em uma área específica, aumentando a eficiência e a qualidade do trabalho.
• Redução de erros e atrasos: Processos padronizados diminuem a margem para erros e atrasos, melhorando a satisfação do cliente e a reputação do escritório.
• Escalabilidade: Com procedimentos bem definidos, o escritório pode atender mais clientes sem comprometer a qualidade, refletindo positivamente no faturamento.
• Satisfação da equipe: Ao terem funções claras e processos estruturados, os membros da equipe se sentem mais engajados e menos sobrecarregados, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Implementando a mudança

A transição para um modelo de gestão inspirado na linha de produção requer planejamento e comprometimento. Comece mapeando todos os processos do seu escritório, identificando gargalos e ineficiências. Treine sua equipe, não apenas nas suas tarefas específicas, mas também na importância de cada etapa do processo. Adote ferramentas tecnológicas que possam automatizar e facilitar as rotinas. Caso precise de apoio, você pode contar com o auxílio da Bastidores da Advocacia para ajudar o seu negócio a ter uma “linha de produção” que rode perfeitamente.