Por: Afonso Flatin, sócio e consultor Bastidores da Advocacia em 05/03/2024
Sabe aquele ditado “Não é só com advogados que se faz um escritório de advocacia”? Pois é, ele nunca fez tanto sentido. Além da turma do direito, temos dois outros pilares que não podem faltar: as ferramentas e uma tal de SETORIZAÇÃO. Um conceito simples, mas poderoso, que pode ser o grande diferencial na forma como seu escritório opera. Bora descomplicar esse “bicho-papão” e mostrar como botar ordem na casa pode fazer seu escritório rodar certinho?
O problema comum de todas as advocacias
Pare e pense: essa situação lhe é familiar? Após participar de inúmeras reuniões com escritórios de advocacia dos mais variados portes e especializações na consultoria Bastidores da Advocacia – e tendo, eu mesmo, quando advogado em 2019, gerenciado um escritório com uma equipe de oito pessoas – identifiquei um padrão recorrente que talvez ressoe com sua experiência:
Quando a carga de trabalho se torna esmagadora, a reação instintiva é reforçar o time: contrata-se estagiários, advogados, secretárias, na esperança de que esse impulso adicional seja a chave para a produtividade desejada. Com a equipe montada, surge então a questão: como orquestrar o trabalho dessas pessoas? Muitos se voltam para soluções tecnológicas, explorando softwares jurídicos como ASTREA, ADVBOX, PROMAD, dentre outros, buscando alguma ordem no caos.
Contudo, mesmo após essas iniciativas, muitos se deparam com uma sensação frustrante: o barco não navega como deveria. A equipe não performa no seu potencial máximo, criando um ciclo vicioso onde o sócio se vê sobrecarregado, sentindo-se quase compelido a intervir em cada etapa do processo. Essa dinâmica gera uma dependência contínua do sócio, que, apesar de ter uma equipe à disposição, acaba por assumir mais tarefas do que delegar, perpetuando a crença de que “se quer algo bem feito, faça você mesmo”.
O “calcanhar de Aquiles” dessa história? A falta de um manual, uma estrutura clara que direcione cada passo no atendimento e condução dos clientes. Nesse cenário, a setorização emerge como um farol no fim do túnel, prometendo ordenar o caos. Sem uma segmentação clara das fases e etapas pelas quais seus clientes transitam dentro do escritório, reina a desordem: as tarefas se embaralham, os membros da equipe ficam confusos sobre suas responsabilidades, e as tão promissoras ferramentas tecnológicas acabam subutilizadas.
Por que setorizar? A mágica da especialização
Setorizar significa dividir o escritório em diferentes áreas, cada uma com sua própria equipe focada em tarefas específicas. É como um time de futebol: você não coloca o goleiro para fazer gols, certo? No escritório, é a mesma lógica. Aplicando essa analogia ao escritório, alocamos profissionais em funções onde eles podem brilhar, seja no atendimento ao cliente, na área administrativa ou cuidando dos processo judiciais.
Nesse esquema, cada setor tem seus responsáveis, pessoas que não só dominam suas tarefas, mas também são os pontos de referência dentro de suas responsabilidades. E aqui vai um ponto interessante: não é preciso ter uma equipe numerosa para que a setorização seja efetiva. Mesmo em escritórios menores, definir áreas de foco permite que os profissionais se concentrem em suas forças, otimizando o tempo e elevando a qualidade do trabalho. Com responsáveis claros em cada função, a comunicação se torna mais direta, as decisões são tomadas com maior agilidade e, mesmo com uma equipe enxuta, o escritório pode alcançar uma performance impressionante, como se tivesse um time muito maior.
Os benefícios são reais
Quando você setoriza, cada parte do escritório vira uma engrenagem especializada em uma máquina maior. Isso traz um caminhão de vantagens: a qualidade do trabalho melhora, a eficiência dispara, e a satisfação tanto da equipe quanto dos clientes sobe lá nas alturas. É aquele ditado: “cada um fazendo o que sabe fazer de melhor”.
Como implementar a setorização sem perder a cabeça?
Não precisa ser um quebra-cabeça. O primeiro passo é mapear as atividades-chave do seu escritório e identificar áreas que podem se beneficiar da setorização, como o Comercial e o Jurídico. Depois, é hora de organizar a equipe, definindo claramente as responsabilidades de cada setor. E claro, a comunicação entre os setores deve ser fluida, afinal, todos estão remando para o mesmo lado.
E a gestão com isso? Só melhora
Com a setorização, a gestão do escritório se torna mais clara e objetiva. Você passa a ter responsáveis em cada setor, que conhecem profundamente suas atividades e responsabilidades, facilitando a tomada de decisões e a implementação de melhorias. É um upgrade na gestão que se reflete em todos os aspectos do escritório.
Conclusão
Setorizar seu escritório de advocacia é mais do que uma mudança organizacional, é uma transformação na forma como o trabalho é realizado. É dar a cada membro da equipe a chance de brilhar naquilo que faz de melhor, o que, no fim das contas, eleva todo o escritório. Que tal dar esse passo e ver seu escritório alcançar níveis de sucesso e eficiência que você nem imaginava?
Comece hoje a planejar essa mudança e veja seu escritório se tornar uma referência de eficiência, e se precisar, chama aquele help profissional para não ter erro, a consultoria em gestão da Bastidores da Advocacia está aqui para ajudar. Bora fazer acontecer e transformar seu escritório em referência!
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