Blog – Entenda a diferença entre: Setorização X Procedimentos Internos e como esses conceitos impactam a gestão do seu escritórios de advocacia

Por: Afonso Flatin, sócio e consultor Bastidores da Advocacia em 07/03/2024

Você já notou como o mundo da gestão jurídica está sempre jogando palavras chiques no ar como “procedimentos internos”, “POPs” (Procedimento Operacional Padrão), “processos internos”, “setorização” e “organograma”? Parece até receita de bolo, mas onde cada um tem sua própria receita do que vai primeiro: o ovo ou a farinha? A verdade é que, às vezes, tanta informação pode virar uma salada de conceitos, onde tudo parece se misturar.

Mas relaxa! Eu decidi escrever este artigo para desembaraçar esse novelo e te mostrar como nós, aqui na Bastidores da Advocacia, vemos toda essa história. Vamos separar o joio do trigo e te explicar tintim por tintim, como essas ideias se encaixam e como elas podem fazer seu escritório de advocacia performar legal!

Aqui nós vamos trabalhar com 2 conceitos apenas, ok? Anota aí:

1. 1.  Setorização;

1. 1. Procedimentos Internos.

Imagina que: a setorização é o Waze do seu escritório, te dando aquela visão geral do percurso completo do início ao fim, enquanto os procedimentos internos funcionam como as etapas que você deve seguir para percorrer o percurso com sucesso, ele detalha o mapa e te deixa ver cada detalhezinho que faz a diferença. 

Então, bora pegar esse mapa e entender juntos qual é a pegada de cada um desses conceitos? Lembrando, vou te passar o conceito da NOSSA forma, sem complicações e direto ao ponto, para você não só entender, mas também aplicar e mandar ver na gestão do seu escritório.

Introdução

Você já se perguntou como os grandes escritórios de advocacia parecem rodar lisinho, quase como mágica? Pois é, a gente também! E adivinha só: depois de realizar várias consultorias aqui e acolá, espiar como as coisas funcionam em diversos tipos de escritório, nós aqui da Bastidores da Advocacia tivemos um estalo! Entendemos que tudo girava em torno de 2 conceitos: setorização e procedimentos internos. Embora interligados, eles têm papéis distintos que podem transformar a maneira como um escritório opera. Imagine setorização como o mapa que te mostra a visão geral do percurso, enquanto os procedimentos internos são as etapas que você deve percorrer. 

Setorização: O mapa da eficiência

A setorização em um escritório de advocacia significa dividir a organização em setores ou departamentos distintos, cada um responsável por uma parte específica do negócio. Como um mapa, a setorização oferece uma visão geral de como o escritório está organizado, permitindo uma distribuição clara de responsabilidades e facilitando a coordenação e a comunicação entre as equipes.

Por exemplo, um escritório pode ter setores dedicados ao:

• • Comercial

• • Jurídico

• • Administrativo

• • Financeiro

• • Marketing

Cada um desses setores funciona como um componente específico do escritório, trabalhando com seus próprios objetivos, mas alinhado com a missão geral.

Inclusive, adotar a setorização em estágios iniciais, mesmo em escritórios menores ou para advogados autônomos, é estratégico pois estabelece uma base sólida para o crescimento futuro. Ao identificar e separar as áreas como Comercial, Jurídico, Administrativo, Financeiro e Marketing, você não só organiza melhor o seu trabalho atual, mas também obtém clareza sobre quais habilidades e perfis profissionais serão necessários conforme seu escritório cresce e a necessidade de contratação surge.

Procedimentos Internos: Etapas que detalham 

Enquanto a setorização oferece a estrutura geral, os procedimentos internos são sobre o funcionamento detalhado dentro de cada setor. Eles são a lupa que amplia cada aspecto do mapa, revelando o “como” por trás das operações diárias. Os procedimentos internos são as atividades e procedimentos específicos que as equipes executam para alcançar os objetivos do setor.

Por exemplo, no setor Jurídico do seu escritório, um processo interno pode detalhar as etapas:

SETOR: JURÍDICO – ETAPA: PROTOCOLO DA PETIÇÃO INICIAL

1. 1. Solicitar documentos pessoais e comprovante de endereço ao cliente;

1. 1. Enviar para responsável realizar a produção da petição inicial;

1. 1. Realizar a digitalização dos documentos e colocar no arquivo do Drive seguindo a nomenclatura:
      1. 1. 01- PETIÇÃO INICIAL
      1. 1. 02 – PROCURAÇÃO
      1. 1. 03 – DOCUMENTOS PESSOAIS

1. 1. Após todos os documentos serem digitalizados, e salvos na pasta do cliente, realizar cadastro no software jurídico;

1. 1. Enviar via sistema inicial para revisão;

1. 1. Se tiver documentos pendentes entrar em contato com cliente para cobra-lo;

1. 1. Realizada revisão, realizar protocolo;

1. 1. Cadastrar número do processo no sistema;

1. 1. Enviar para próxima fase.

Perceba que os verbos de comando estão no modo imperativo: Enviar, Solicitar, Realizar, Cadastrar. Afinal, o objetivo é gerar ação. Esses procedimentos são vitais para garantir que cada tarefa seja realizada de maneira eficiente, consistente e de alta qualidade.

Mais um exemplo para fixar o tema

Imagine que a setorização é como o mapa de um parque de diversões, mostrando onde cada brinquedo está localizado. Já os procedimentos internos são as instruções de como usar cada brinquedo para se divertir sem perigo. Se você tem o mapa, mas não sabe como usar os brinquedos (procedimentos internos), pode acabar não aproveitando direito a diversão. E se você sabe usar os brinquedos, mas não tem o mapa (setorização), vai ficar perdido sem saber onde encontrar a montanha-russa ou o carrossel. Quando você combina o mapa (setorização), com as instruções (procedimentos internos), aí sim, você aproveita o parque ao máximo, curtindo cada brinquedo da melhor maneira possível!

Primeiro a setorização, depois os procedimentos

Embora sejam conceitos distintos, a setorização e os procedimentos internos são elementos que funcionam de forma interdependente, essenciais para a eficiência do seu escritório. Pense nisso como um passo-a-passo: primeiramente, estabelece-se a setorização, delineando claramente as diferentes áreas e funções dentro do escritório. 

Uma vez que os setores estão bem definidos, é hora de implementar os procedimentos internos, detalhando as tarefas específicas, responsabilidades e procedimentos em cada setor. Sem uma setorização clara, os procedimentos internos podem se perder em meio à confusão, resultando em ineficiência e desordem, pois faltaria uma compreensão clara de quais tarefas pertencem a quem. Por outro lado, sem procedimentos internos bem delineados, até mesmo os setores mais bem estruturados podem falhar em atingir seus objetivos, já que as atividades do dia a dia não seriam realizadas com a eficácia necessária.

Assim, para que seu escritório opere em sua máxima capacidade, é crucial que a setorização seja realizada primeiro, estabelecendo um fundamento firme sobre o qual os procedimentos internos podem ser construídos e otimizados.

Conclusão

Entender a diferença entre setorização e procedimentos internos é crucial para qualquer escritório de advocacia que busca otimizar sua operação. A setorização é o mapa que mostra a estrutura geral do escritório, enquanto os procedimentos internos são a lupa que detalha o funcionamento de cada parte desse mapa. Juntos, eles formam o alicerce para um escritório de advocacia bem organizado, eficiente e bem-sucedido. Implementar ambos com clareza e precisão é um passo fundamental para transformar a gestão do seu escritório e alcançar o sucesso desejado.

Inicie agora o planejamento dessa transformação e observe seu escritório evoluir para um modelo de eficiência. E lembre-se, se precisar de uma forcinha profissional para garantir que tudo saia nos trinques, a equipe da consultoria em gestão da Bastidores da Advocacia está pronta para auxiliar. Vamos juntos fazer a diferença e elevar seu escritório a um patamar de excelência! Interessado em dar esse passo adiante? Para solicitar uma proposta e saber mais, clique no link a seguir: